Startseite › Die E-Rechnung im Geschäftsverkehr
Im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen wird die elektronische Rechnung schrittweise zur Pflicht. Viele Selbstständige gehen davon aus, dass eine per E-Mail verschickte PDF-Datei bereits eine E-Rechnung ist. Das stimmt im Sinne der neuen Regeln jedoch nicht.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das sich maschinell auslesen lässt. Bekannte Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Ein reines PDF, ein Foto oder ein Scan erfüllt diese Anforderung nicht. Die Pflichtangaben auf Rechnungen gelten weiterhin, nur die Form ändert sich.
Auch wer die Kleinunternehmerregelung nutzt, sollte E-Rechnungen empfangen können. Für das Ausstellen gibt es Sonderregeln. Die genauen Fristen und Ausnahmen veröffentlicht das Bundesfinanzministerium; sie sollten dort aktuell geprüft werden.
Zunächst lohnt eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen. Dann sollte geprüft werden, ob die Buchhaltungssoftware strukturierte Formate lesen und erzeugen kann. E-Rechnungen müssen im Originalformat aufbewahrt werden, ein Ausdruck genügt nicht. Wie der Umgang mit digitalen Belegen und Belegscannern gelingt, erklärt ein eigener Beitrag.
Vorsicht gilt bei unerwarteten Rechnungen mit Dateianhängen oder Links. Betrüger nutzen neue Pflichten gern als Vorwand, ähnlich wie beim Phishing im Namen des Finanzamts. Einen breiteren Überblick über die Pflichten bietet der Artikel Steuern für Selbstständige. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.