Startseite › Digitale Belege und Belegscanner
Papierquittungen verblassen, Ordner werden voll, und kurz vor dem Termin mit der Kanzlei fehlt die Hälfte. Digitale Belege schaffen hier Ordnung. Ob per Smartphone-App, Dokumentenscanner oder Multifunktionsgerät: Entscheidend ist ein fester Ablauf.
Ob ein Papieroriginal nach dem Scannen vernichtet werden darf, hängt vom Einzelfall ab. Für Unternehmer gelten Ordnungsvorschriften, die ein nachvollziehbares und dokumentiertes Verfahren verlangen. Bestimmte Dokumente sollten zudem im Original aufbewahrt werden. Elektronisch eingegangene Rechnungen sind in ihrer ursprünglichen Form zu speichern; ein Ausdruck reicht dafür nicht. Welche Angaben eine korrekte Rechnung enthalten muss, erklärt der Beitrag zu den Pflichtangaben auf Rechnungen.
Viele Kanzleien bieten Portale, über die Belege hochgeladen werden. Das passt gut zur Online-Steuerberatung, funktioniert aber auch mit einer Kanzlei vor Ort. Welche Dokumente gebraucht werden, zeigt die Übersicht Welche Unterlagen braucht der Steuerberater?. Selbstständige profitieren besonders, weil sich digitale Belege direkt für die Einnahmen-Überschuss-Rechnung verarbeiten lassen. Arbeitnehmer sammeln auf diese Weise bequem Nachweise für ihre Werbungskosten.
Wer Belege regelmäßig digitalisiert, spart vor allem am Jahresende viel Zeit. Dieser Beitrag ersetzt keine Steuerberatung.